La facturación electrónica es un tema que ha estado en el panorama informativo de los colombianos en las últimas semanas, por cuenta de las sanciones que ha emitido la Dian a reconocidos almacenes que han sido cerrados por incumplir este trámite, mientras que las autoridades tributarias advierten mayores controles.
En diálogo con Portafolio, la vicepresidenta ejecutiva de Transfiriendo, Blanca Cabrera, analizó la realidad del país en esta materia y señaló que gran parte de los fallos que se están presentando hoy en día con el proceso, obedece a falta de conocimiento y experiencia de las empresas, que terminan siendo sancionadas por errores que se pudieron evitar.
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¿Cómo ve la facturación electrónica en Colombia?
Esto es algo que lleva muchos años tratándose de implementar. Tuvimos un primer intento en el 2007, en ese momento algunas empresas fueron pioneras en implementar el sistema, pero no prosperó por temas gubernamentales que no avanzaron, por temas de normatividad y se quedó quieto hasta el 2017, cuando empezó lo que vemos hoy en día.
¿Cómo le ha ido al país desde entonces?
Digamos que el Gobierno ha sido muy incisivo en la obligatoriedad de la factura electrónica, creo que en este momento ya la mayoría de los sectores están obligados a facturar electrónicamente y que se ha hecho una adopción positiva en el país, las empresas han contestado de buena manera.
La norma y los operadores como nosotros, de facturación electrónica, hemos ayudado para que este proceso haya sido mucho más rápido, eficiente y facilitarle la vida a las empresas para este cambio que no solamente es una aplicación de normas, sino que implica una transformación digital en sus empresas.
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¿Por qué tantas sanciones si el balance es positivo?
Yo creo que el mayor tema de las empresas es que, pues es un tema normativo, entonces a veces falta de asesoramiento, entender bien la norma, saber qué implica eso y también que detrás de eso hay unos cambios de paradigma, o sea, manejar el papel y después pasar al mundo electrónico es cambiar un paradigma.
A veces uno cree que es fácil, pero para las empresas no lo es tanto, porque impacta sus procesos, sus temas tecnológicos, y ahí yo creo que esto ha sido un proceso de cambio y de romper paradigmas frente a la transformación digital.
¿Cuáles son los errores más frecuentes?
Dentro de lo que hemos visto, el principal o que más nos encontramos, empieza por no entender a fondo este proceso, que deriva de un tema normativo. Yo creo que a veces les cuesta un poco entender la norma.
El otro puede ser que la transformación en manejar la información digital, puede ser también un cambio fuerte para ellos. Les cuesta adaptarse a estos nuevos procesos, porque muchas empresas hacen su transformación y se pasan a factura electrónica, pero no adaptan sus procesos al mundo digital, entonces quedan como si fuera un proceso en papel, pero ya tenemos un proceso digital y ahí se generan contradicciones.
¿Cómo se pueden enfrentar estos retos?
En Transfiriendo hacemos un proceso, que arranca por entender las necesidades de cada compañía, porque todas las empresas se comportan de forma diferente, depende de su tamaño, de su complejidad frente a los actores con quienes intercambian este tipo de documentos. También depende de su estado tecnológico, de cuáles son sus condiciones tecnológicas y qué tiene para ofrecer.
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¿Se empieza por un balance de estado?
Hay que arrancar con un proceso de diagnóstico de situación, cómo está la empresa y qué necesita, con qué actores se tiene que interactuar, después ya se hace una evaluación tecnológica del estado, los sistemas y las integraciones que se tendrían que hacer.
Por último, es bueno que revisen las adopciones y cambios en los procesos que necesitan para que todo fluya mucho más rápido. No hay que olvidar que el uso de la información es el gran reto que tienen las empresas para aprovechar las ventajas de la factura electrónica y es que ya tienen información en línea muy valiosa para la toma de decisiones.
Usted hablaba de la gestión documental…
Actualmente, en el mercado se están desarrollando las carpetas en la nube o los sistemas de información que se almacenan en la internet. Esto ayuda mucho a la organización de los datos y al ordenamiento de todas esas bases que ayudan a los gerentes o directores a tomar decisiones mucho más rápido en el día a día.
DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO
Periodista de Portafolio
