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Erick Rincón Cardenas

Ineficiencia administrativa

Erick Rincón Cardenas
POR:
Erick Rincón Cardenas
diciembre 19 de 2013
2013-12-19 03:37 a.m.
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Las iniciativas cero papel al interior de la administración pública se han convertido, desde hace varios meses, en una justificación para que algunos funcionarios destinen generosos presupuestos en diversos proyectos ‘tecnológicos’ que no necesariamente se desarrollan con sentido, pues constituyen, claramente, un gasto público inocuo e ineficiente.

Un ejemplo de lo anterior se deriva de una reciente investigación periodística que destacaron varios medios de comunicación con respecto a la compra de unas tabletas para los senadores. Al preguntarle a la funcionaria responsable de la compra, explicó, entre otras razones, que estaba ejecutando la Directiva 04 de la Presidencia de la República, denominada ‘Cero Papel’, y que las tabletas formaban parte de la dotación básica para cada uno de los legisladores, a fin de que trabajen sus documentos de forma digital y sean más eficientes en su labor.

Claramente, hay un profundo desconocimiento por parte de la funcionaria, pues la Directiva Presidencial tiene como ámbito de aplicación la rama Ejecutiva del poder público en su nivel nacional, y el Congreso no forma parte esta.

Ahora bien, si en gracia de discusión pensamos que el Senado ha querido sintonizar con la estrategia del Gobierno acogiendo una buena práctica, quedamos perplejos al conocer que las tabletas no disponen de ninguna aplicación particularmente dirigida a los senadores para el desarrollo de sus tareas, y no se ha concebido una sola herramienta que permita el desarrollo del Congreso por medios electrónicos, no hay desmaterialización o virtualización de la labor legislativa. Si se trata de cero papel, no se están ejecutando adecuadamente los recursos.

Dado lo anterior, es necesario precisar que las iniciativas cero papel no se caracterizan por:

1. Digitalización de documentos físicos para alimentar gestores documentales, que en muchas ocasiones duplican los procesos de conservación documental, pues coexisten con el manejo de los archivos en papel.

2. Suministro de infraestructura física o tecnológica, debido a que esta solo debe ser el soporte de la virtualización.

3. Despido de funcionarios, ya que se deben desarrollar nuevas competencias organizacionales.

Cero papel sí está definido a partir de:

1. La construcción de flujos documentales electrónicos que permitan el desarrollo de trámites o procedimientos garantizando autenticidad, integridad y disponibilidad.

2. La digitalización con carácter probatorio de los documentos que recojan los requisitos de evidencia digital y que permitan la migración del formato físico al electrónico de todo tipo de documentos.

3. El desarrollo de nuevas competencias organizacionales que permitan la adopción de las mejores y más eficientes prácticas de gestión pública en todo tipo de funcionarios.

4. La unificación de los criterios de gestión documental al interior de las organizaciones, garantizando la preservación documental a través del uso de las TIC.

En síntesis, la virtualización de trámites y procedimientos requiere un análisis interdisciplinario, jurídico, tecnológico, archivístico y de procesos. Ojalá estas líneas se conviertan en una luz para que los responsables de hacer más eficientes a las entidades públicas inviertan en proyectos bien estructurados y bajo los lineamientos que el mismo Gobierno promueve a través del Ministerio de las TIC.

Erick Rincón Cárdenas

Presidente de Certicámara

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