Administrar las inversiones no es tarea fácil, por lo que contar con herramientas que le permitan monitorear, controlar y evitar posibles fraudes es de suma importancia.
Por esto, desde mi experiencia al frente de una comisionista, quiero compartir estos 10 aprendizajes que le ayudarán a mantener un adecuado control de sus inversiones, con el único objetivo de que usted, como inversionista, pueda estar más tranquilo sobre su propio actuar y el de su compañía.
1. Las decisiones de inversión siempre deben ser tomadas por la persona designada por su empresa, apoyándose en la información y asesoría brindada por su comisionista de bolsa, definiendo de forma clara las condiciones de la operación tales como: clase (compra o venta), emisor, monto, precio, tasa y plazo.
2. Absténgase de enviar instrucciones u órdenes a teléfonos celulares o cuentas de correo personal de quien lo atiende en su comisionista de bolsa. Las instrucciones u órdenes deben ser canalizadas hacia teléfonos fijos y correos electrónicos corporativos, dado que por seguridad de las partes son medios de comunicación grabados.
3. Asegúrese de recibir y guardar los soportes de las operaciones, pues son documentos fundamentales para los procesos contables y de auditoría.
4. La comparación del extracto que suministra la comisionista de bolsa con los registros contables de su empresa, la conciliación bancaria y el arqueo de títulos son procesos clave de control.
5. A través de su comisionista de bolsa solicite claves para acceder directamente vía internet a los registros de sus títulos valores custodiados en los Depósitos de Valores Deceval y DCV.
6. Tenga en cuenta que únicamente en las operaciones de renta fija es posible que su comisionista de bolsa le indique que existe una rentabilidad fija al vencimiento. Para los demás productos, tales como fondos de inversión, acciones, entre otros, la rentabilidad está en función de condiciones de mercado; en estos casos, la rentabilidad es una expectativa o una proyección, no una garantía.
7. Actualice periódicamente ante su comisionista la información propia, de sus representantes legales y personas autorizadas para la realización de inversiones (ordenantes), y revise que estos cuenten con las atribuciones necesarias para cerrar los negocios.
8. Evalúe si su estructura organizativa le permite una adecuada segregación de funciones en el proceso de inversiones, procurando que las actividades relacionadas con pagos, gestión contable y toma de decisiones de inversión sean desempeñadas por personas diferentes.
9. Capacite a las personas que toman decisiones de inversión, responsables de la tesorería y contabilidad sobre los productos, riesgos y conceptos generales de mercado de capitales, asegurando que cuenten con los conocimientos adecuados para entender los negocios y sus soportes.
10. Considere la opción de establecer políticas para el manejo de las inversiones personales de los funcionarios que toman decisiones sobre los negocios de su empresa, de esta manera podrá administrar de forma adecuada los posibles conflictos de interés.
La mayoría de estos puntos han surgido como acciones de mejoramiento con origen en lecciones aprendidas.
Es por esto que quiero compartirlas con el mercado, sus agentes e inversionistas, para que cuenten con un derrotero de oportunidades de mejoramiento en los procesos de control y gestión de inversiones.
Sin embargo, es claro que cada empresa es quien tiene la opción de evaluarlas e implementarlas, desde luego dependiendo de su tamaño, estructura, volumen de inversiones y apetito de riesgo.
Juan Felipe Giraldo
Presidente de Valores Bancolombia
