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Innovación

Consejos para que sus videoconferencias sean efectivas y productivas

El 61% de las compañías del mundo ya tienen o están implementando este sistema por sus obvios resultados.

Las videoconferencias son uno de los casos que se favorecen con la plataforma 4G.

Archivo particular

POR:
Portafolio
septiembre 13 de 2019 - 04:27 p.m.
2019-09-13

Hace 30 años era impensable imaginar un mundo en el cual todas las personas, al margen de su procedencia y condición económica, portaran su propio teléfono en el bolsillo o en la cartera. Pero sucedió.

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Y una revolución similar está ocurriendo con las videoconferencias que, según Mónica Bravo, directora de la categoría de videocolaboración para el Cono Norte de Logitech, dentro de muy poco serán el principal canal de comunicación a nivel social y empresarial.

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Y es que esta comunicación simultánea y bidireccional supera con creces a la simple llamada telefónica o al correo electrónico, pues además de voz e imagen en tiempo real, ofrece la posibilidad de intercambiar contenido de toda índole, como gráficos, imágenes, documentos o videos en medio del diálogo.

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Para las empresas, sus ventajas en términos de productividad, ahorro en desplazamientos, practicidad y efectividad –uno se puede reunir usando su teléfono sin importar donde esté– son tan evidentes que, según un estudio de la consultora Frost & Sullivanve, el 61 % de las compañías del mundo ya tienen o están implementando un sistema de videoconferencias, y el 26 % planea hacerlo pronto.

La incursión de esta herramienta está estrechamente ligada con las nuevas dinámicas sociales y laborales, como la proliferación del teletrabajo, que en Colombia ya practican 122 mil personas, según el ‘Cuarto estudio de penetración del teletrabajo en empresas colombianas’, realizado por la Corporación Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría el año pasado.

El otro factor que empuja las videoconferencias son los jóvenes: el 87 por ciento las considera una forma eficaz y ágil de comunicarse para cuestiones laborales.

ANTES

1. Tener la solución correcta para el espacio correcto. “No es lo mismo una videoconferencia de tres personas delante de un portátil que esas tres personas delante de un proyector. El producto debe ajustarse a las necesidades y a la cantidad de personas que participen en la reunión virtual”, subraya Bravo.

2. El portátil debe incluir una cámara web con buena resolución de imagen. Nunca colocar el dispositivo a contraluz porque entonces apareceremos oscuros y el resto de participantes lo tendrán complicado para adivinar nuestros gestos. La cámara debe quedar situada en una posición central que capture todo el rostro.

3. Se recomienda contar con una diadema auricular que incorpore un micrófono que no deje pasar el ruido ambiente. El que incluyen algunos portátiles no brinda la calidad necesaria y se puede generar eco que dificulta la comprensión.

4. Antes de iniciar la videoconferencia, asegurarse de que haya una buena conexión a internet y que se cuente con la versión actualizada del programa que se va a usar.

5. Elegir el espacio adecuado. Evitar los lugares transitados o con muchos objetos a la vista. Revisar al detalle y previo a la videoconferencia el margen de visión que tendrá la cámara y decidir qué elementos quedarán a la vista del resto de participantes y cuáles no. Se recomienda hacer limpieza del espacio antes de comenzar. Otro de los consejos es decantarse por un lugar que tenga una buena entrada de luz natural. En caso de necesitar iluminación artificial, lo ideal es contar con bombillos fluorescentes o blancos que resaltan más los detalles y generan menos sombras.

6. Vestimenta. Elegir ropa acorde con la reunión y preferiblemente de colores neutros; esto con el objetivo de que la imagen no se estalle.

DURANTE

1. Promover reuniones ágiles. “La idea es que no duren más de dos o tres horas con el fin de que sea productiva y se alcancen las metas de la reunión”, comenta Mónica Bravo. Así, es importante respetar la dinámica de la reunión, la opinión del otro y ceder la palabra cuando corresponda. Cuando se generan discusiones en el contexto de una videoconferencia, puede resultar más complicado salir de ellas porque no se suceden en un ambiente cara a cara.

2. Cuidado con la multitarea. “Virtualidad no significa informalidad. Si en una reunión cara a cara evitamos manipular el celular, contestar una llamada o responder un email mientras nos hablan, en una videoconferencia es igual”, añade Bravo. En esta modalidad de comunicación resulta muy evidente cuando una persona no está prestando atención; por ejemplo, es fácil que en segundo plano se escuche el sonido de los clics, que son muy molestos.

3. Dónde mirar. Dirigir la mirada hacia la cámara cuando se vaya a hablar, nunca al audio o la pantalla. Cuando hablen el resto de interlocutores, mirar la pantalla del computador o del dispositivo desde el que se realiza la videoconferencia.

4. Saber comportarse. La videoconferencia es un modo de comunicación cara a cara con una particularidad: aunque un interlocutor no tenga el peso de la conversación ni esté hablando, el resto de participantes lo pueden ver, por lo que siempre hay que adoptar una postura que denote interés hacia lo que se está viendo y escuchando.

5. Claridad en la comunicación. Utilizar un tono de expresión adecuado y conciso, y hablar con claridad. No es necesario acercarse tanto al micrófono ni a la pantalla para exponer su posición: el sonido podría estallar y las facciones del rostro se verán más marcadas de lo normal.


Redacción Domingo
El Tiempo

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